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细述职务分析的方法

2011-06-04 15:32:08作者: 爱博仁 来源:爱博网企业管理咨询中心浏览次数:0
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    职务分析有多种方法,这些方法各有所长,在使用中可以结合起来,从各个角度收集信息,使职务分析的结果更全面。在表述这些结果时可以用定量信息也可以用定性信息。近年来。随着职务分析向系统化方向发展,定性的信息有增加的趋势,定量信息具有可操作性强的特点,便于操作标准化;尽管定性的信息有种种不足,但是有可能以有效的方式描述与职务有关的信息,美国就业署在1982年发布了一部关于职务分析的工作指导,这本工作指导详尽地介绍了在工作分析中如何使用职务分析技术的方法。

    1、工作实践法
    通过观察和访谈全面了解工作的过程,制订出"职务描述"和"任务描述"的规范标准。职务描述给出职务角色和职能及其与组织目标的关系,这部分是总体的描述,多用规范式定性标准;另一部分则是具体工作任务的内容,包括任务是如何做的,为什么要这么做;最后,要给予出完成任务的技术标准或是结果的形态是什么。这种方法的长处在于比较省时省力,对于一般的工作都可以使用,由工作人员收集的信息很丰富,结合实际。
    在进行观察时,要注意观察和记录的客观性,避免对被观察人员的工作产生不必要的干扰,要选择有代表性的工作人员,工作太突出或太落后的人都不是理想的人选。采用参与式观察也是一种好办法,运用各种现代化的记录手段可以进行多种再分析,也可以记录那些不能身临现场的工作(如飞行员的工作)。观察者的培训和水平对观察的结果质量非常重要,但是有些现象是无法直接观察的,这就限制了观察法的应用。
    对于有些不能直接观察(如决策过程)或是不能身临现场的工作,可以通过访谈工作人员的方法收集信息。请他们描述工作的内容,完成任务的理由和方法;访谈时可以采用结构式,半结构式访谈,在收集到大量的材料后再进行标准化归纳。这种方法可以弥补观察法的不足,但是和观察法一样,访谈员的水平将直接影响到信息的质量,许多人不善于或不愿意把工作中的问题向他人合盘托出。
    2、关键事件法
    这种方法可以和绩效评估系统结合起来使用,按照一定的标准选取绩效和特别无效的样本作为研究对象,寻找造成绩效差异的关键事件是什么,是怎么发生的,可能的原因是什么。在收集这些关键的事件时,可以采用产品(产品的数量、质量、记录、工作日记、生产记录等)分析与观察,采用访谈结合的方法,一旦收集到一定数量的事件后就可以将这些事件加以分类,分类按相应的工作领域标准进行划分。这种方法比较费时,费力。由于它所收集的都是典型的事例,因此,它对于防范事故,提高效率较之确定工作标准起更大的作用。但是这种方法可以提示工作的动态性本质,它提出的问题更具可操作性。
    3、标准问卷法
    上述两种方法都有一定不足,即缺乏数量化,也很难进行在范围内的比较。我们可以在以上工作的基础上,根据工作特性的普遍规律制订出标准的问卷来,研制和使用标准问卷是职务分析科学化的表现。近几十年来,这方面的问卷已积累了很多,可以根据不同的需要选择使用。
    一般说来,标准问卷法的使用成本低,工作人员比较容易接受,它免去了长时间的观察或访谈的麻烦,一个人在工作时总不愿意被他人观察;这种方法也克服了进行职务分析的工作人员水平不一的弱点,如前面分析的那样。在上述两种方法中,主持职务分析的工作人员起主导作用,他们的水平、经验将直接影响工作结果的质量。用标准问卷法实际上是集中了高水平的分析人员的智慧经验,也可以覆盖相当大的工作领域。一旦研制出标准问卷(这个过程需要投入大量时间和费用)就可以在信度、效度都得到保证的基础上大面积推广使用。
    由于使用了标准问卷,所以职务分析的结果可以用数量化的方式表示,处理结果时也很便利。根据给出的常模标准,人们对结果的结果的解释可以形成共识。

    爱博仁建议:职务分析的方法如下:
    一、 观察法
    观察法是指职位分析人员通过对员工正常工作的状态进行观察,获取工作信息,并通过对信息进行比较、分析、汇总等方式,得出职位分析成果的方法。观察法适用于对体力工作者和事务性工作者,如搬运员、操作员、文秘等职位。

    由于不同的观察对象的工作周期和工作突发性所有不同。所以观察法具体可分为直接观察法、阶段观察法和工作表演法。
    1.直接观察法 职位分析人员直接对员工工作的全过程进行观察。直接观察适用于工作周期很短的职位。如保洁员,他的工作基本上是以一天为一个周期,职位分析人员可以一整天跟随着保洁员进行直接工作观察。
    2.阶段观察法 有些员工的工作具有较长的周期性,为了能完整地观察到员工的所有工作,必须分阶段进行观察。比如行政文员,他需要在每年年终时筹备企业总结表彰大会。职位分析人员就必须在年终时再对该职位进行观察。有时由于间阶段跨度太长,职位分析工作无法拖延很长时间,这时采用"工作表演法"更为合适。
    3.工作表演法 对于工作周期很长和突发性事件较多的工作比较适合。如保安工作,除了有正常的工作程序以外,还有很多突发事件需要处理,如盘问可疑人员等,职位分析人员可以让保安人员表演盘问的过程,来进行该项工作的观察。 在使用观察法时,职位分析人员应事先准备好观察表格,以便随时进行记录。条件好的企业,可以使用摄象机等设备,将员工的工作内容记录下来,以便进行分析。另外要注意的是,有些观察的工作行为要有代表性,并且尽量不要引起被观察者的注意,更不能干扰被观察者的工作。

    二、 问卷调查法
    职位分析人员首先要拟订一套切实可行、内容丰富的问卷,然后由员工进行填写。问卷法适用于脑力工作者、管理工作者或工作不确定因素很大的员工,比如软件设计人员、行政经理等。问卷法比观察法更便于统计和分析。要注意的是,调查问卷的设计直接关系着问卷调查的成败,所以问卷一定要设计得完整、科学、合理。 国外的组织行为专家和人力资源管理专家研究出了多种科学的,也很庞大的问卷调查方法。

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